nl-NLen-GB
Waar kunnen wij u mee helpen? How can we help you?
Search
Contact
Bewaartermijnen werkgever, bijgewerkt na AVG

Bewaartermijnen werkgever, bijgewerkt na AVG

Gepubliceerd: 06-mrt-2019 08:00

In de AVG worden helaas geen concrete bewaartermijnen genoemd voor het bewaren van werknemersgegevens. Er wordt alleen een richtlijn gegeven: je mag gegevens niet langer bewaren dan “noodzakelijk” is.

Er gelden evenwel enkele uitzonderingen op deze richtlijn, die in andere wetten zijn vastgelegd.

Tijdens dienstverband

Voor het personeelsdossier geldt dat, zolang een werknemer bij je in dienst is, je alleen het dossier van tijd tot tijd moet opschonen, zodat adreswijzigingen, afgehandelde zaken (klachten, verlofaanvragen, …) en dergelijke niet onnodig bewaard blijven.

Einde dienstverband

Als een werknemer uit dienst gaat, mag je niet zomaar het gehele personeelsdossier vernietigen; maar stukken die niet meer relevant zijn natuurlijk wel.

1 jaar

De volgende gegevens in een personeelsdossier mag je maximaal 1 jaar na de datum dat de werknemer uit dienst is gegaan, bewaren:

  • Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
  • Curriculum vitae (cv)
  • Referenties
  • Correspondentie met de sollicitant
  • Getuigschriften
  • Verklaringen omtrent gedrag
  • Psychologische onderzoeken ten behoeve van de vacature
  • Assessments

Kort gezegd dus alles dat met de sollicitatie te maken had. Maar let op, want als je de sollicitant niet hebt aangenomen, moeten deze stukken al binnen 4 weken vernietigd worden (tenzij je de stukken in een archief wilt behouden voor mogelijke latere vacatures én de sollicitant daarmee schriftelijk akkoord is gegaan).

2 jaar

Voor bijna alle overige gegevens in een personeelsdossier geldt een bewaartermijn van 2 jaar na einde dienstverband. Denk hierbij aan:

  • De arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen);
  • Benoemingen, promotie, demotie en ontslag;
  • Afspraken over toetreding tot de OR;
  • Functionerings- en beoordelingsverslagen;
  • Verbetertrajecten;
  • Verslagen Plan van aanpak en wijzigingen daarin in het kader van de Wet verbetering poortwachter;
  • Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie;
  • Relevante informatie / verslagen over probleemsituaties (inclusief privé en financiële problemen)

Let hierbij op de richtlijn uit de AVG: als een werknemer weggaat met een conflict kán het noodzakelijk zijn de gegevens langer te bewaren, omdat deze mogelijk nog in een procedure nodig zijn.

5 jaar

Identiteitsbewijzen en loonbelastingverklaringen dienen 5 jaar bewaard te worden.

7 jaar

Voor enkele gegevens verlangt de fiscus een nóg langere bewaartermijn, namelijk van 7 jaar. Dat geldt voor de “basisgegevens”; gegevens die van fiscaal belang zijn. Dat zijn de volgende gegevens:

  • Persoonlijke gegevens van de werknemer;
  • Datum van indiensttreding;
  • Salarisadministratie;
  • Arbeidsvoorwaarden (arbeid/salaris/secundair (dus óók pensioen!);
  • Arbeidsvoorwaarden partner (samenleving / partnerschap);
  • Afstandsverklaring woon-werk, afstandsverklaring pensioen, e.d.;

Novo’s tip

Uit het voorgaande blijkt wel dat er de nodige verschillende bewaartermijnen gelden. Er ligt geen vaste boete op als je de bewaartermijnen overschrijdt, maar de betreffende werknemer kan daar wel een beroep op doen. De rechter zal dan – in het uiterste geval – moeten bepalen of er een schadevergoeding verschuldigd is wegens het schenden van de privacy van de betreffende werknemer. Vernietig je de gegevens éérder dan deze termijnen, dan is dat voorneem een strafrechtelijke overtreding en kan daar in uiterste gevallen een geldboete of zelfs gevangenisstraf voor worden opgelegd. Wilt u weten welke gegevens u hoe lang moet bewaren? Bel of mail NOVO Advocaten te Breda, Specialisten in Arbeidsrecht. U kunt ons bereiken per mail op info@novo-advocaten.nl of telefonisch op 076-2056040

Disclaimer

Onze blogs en publicaties op deze website bevatten informatie van algemene informatieve aard. Afhankelijk van de feitelijke omstandigheden van een specifiek geval kan de informatie op bepaalde gevallen niet, dan wel verminderd van toepassing zijn. De informatie in de blogs/publicaties is niet bedoeld als, en dient niet te worden beschouwd als, juridisch advies van welke aard dan ook. NOVO Advocaten is dan ook niet aansprakelijk voor de gevolgen van het eventuele gebruik dat van de informatie wordt gemaakt, zonder dat deskundig juridisch advies is ingewonnen. Juridisch advies is altijd maatwerk. Wint u dus in een voorkomend geval altijd deskundig juridisch advies in.

Neem contact met ons op

Nieuwsbrief

Wekelijks bespreken wij actualiteiten binnen het arbeidsrecht. De belangrijkste of noemenswaardige uitspraken en artikelen zullen wij hier de revue laten passeren.

Uiteraard mag u ons ook attenderen op een onderwerp. Wellicht ziet u het antwoord daarop hier op onze site volgende week terug!

Wilt u niets missen? Meld u zich dan hieronder aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief!